Come far ricordare all'AI come funziona la tua attività: istruzioni, progetti, GPT, Gem e skill

Scrivilo una volta sola, in un posto che l’AI legge ogni volta. Gli assistenti AI cominciano ogni chat senza sapere niente del tuo negozio o del tuo studio, e i modi per rimediare sono tre. Le istruzioni personalizzate, nelle impostazioni, valgono per tutte le chat. Un progetto è uno spazio di lavoro con i tuoi file e le tue istruzioni, e c’è in ChatGPT e in Claude. Un assistente su misura lo costruisci una volta e lo riusi: un GPT in ChatGPT, un Gem o una skill in Gemini. Dentro ci vanno il tuo tono, i tuoi prodotti, il listino e le tue regole; restano fuori i dati dei clienti e le password. I menu descritti qui sotto sono stati controllati sulle pagine di assistenza dei produttori il 3 novembre 2026, salvo dove il testo dice che una pagina non si è potuta leggere.

Questo sito è scritto con strumenti di intelligenza artificiale, tra cui Claude di Anthropic. Questa pagina usa solo quello che dicono i produttori, le autorità pubbliche e gli studi pubblicati, con i link.

Questa è la lezione 5 del corso gratuito “L’AI nella tua attività”. La lezione 4 ti ha dato richieste da copiare; questa ti evita di riscrivere ogni volta le informazioni di base.

Quale soluzione fa per la tua attività?

Cosa ti serve	Cosa usare	Dove lo trovi
Lo stesso tono e le informazioni di base in ogni chat	Istruzioni personalizzate	ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft 365 Copilot
Un lavoro preciso con i suoi file, per esempio le email ai clienti con il tuo listino	Un progetto	ChatGPT, Claude; Microsoft descrive i Notebook di Copilot per lo stesso scopo
Un aiutante già pronto che i colleghi possono aprire e riusare	Un assistente su misura	GPT in ChatGPT, Gem e skill in Gemini
L’AI si ricorda da sola cose delle chat precedenti	Memoria	ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot; in Gemini la possibilità di ricordare dettagli è limitata agli Stati Uniti e ai piani Google AI; non decidi tu esattamente cosa conserva

La memoria è comoda, ma per i dati dell’attività non è affidabile. L’articolo di OpenAI sulla memoria, in una copia letta il 31 ottobre 2026, dice che la memoria “does not retain every detail from every conversation”, cioè non conserva ogni dettaglio di ogni conversazione, e che è ChatGPT a decidere cosa è rilevante. Prezzi e regole vanno messi in istruzioni o file che scrivi tu e che puoi sostituire.

Cosa scrivere nelle istruzioni?

Funzionano bene frasi brevi e concrete. Un modello da adattare:

Siamo [nome dell’attività], [tipo di attività] a [città]. I nostri clienti sono [chi sono]. Scrivi in [lingua], con un tono [cordiale e diretto / formale]. Dai del [tu / Lei] ai clienti, frasi brevi, niente gergo. I nostri prodotti o servizi: [elenco, oppure “vedi il file allegato”]. Prezzi: usa solo il listino allegato del [data]. Se un prezzo non c’è, rispondi che lo verifichi. Orari di apertura: [orari]. Contatti: [telefono o email del negozio, non quelli personali]. Regole: non promettere mai sconti, rimborsi o date di consegna. Non dare mai consigli legali, fiscali o medici. Se non sei sicuro di un dato, dillo. Formato: email sotto le 150 parole, con saluto e la nostra firma: [firma].

Per i dettagli che cambiano aggiungi dei file: il listino, una scheda prodotto, le condizioni di reso, una guida di stile. Metti la data nel nome di ogni file, per esempio “listino-2026-11”, così vedi quale sta usando l’AI.

Cosa lasciare fuori?

Dati di clienti, pazienti o dipendenti. Istruzioni e file del progetto vengono letti in ogni chat, e con i piani business si possono condividere con i colleghi.
Password, codici di accesso, coordinate bancarie.
Segreti che non mostreresti a un nuovo dipendente il primo giorno.
Prezzi vecchi. Quando cambiano i prezzi sostituisci il file; non aggiungere quello nuovo accanto al vecchio.

I file restano salvati finché non li cancelli. L’articolo di OpenAI sulla conservazione, in una copia letta il 31 ottobre 2026, dice che i file di un GPT personalizzato restano finché il GPT non viene eliminato, e quelli di un progetto finché non si elimina il progetto o il file. Con i piani personali valgono anche le impostazioni dei produttori sull’addestramento: l’articolo di OpenAI sulla memoria dice che chat e informazioni ricordate possono servire a migliorare i suoi modelli finché è attiva l’opzione “Migliora il modello per tutti”. Cosa succede a quello che scrivi mostra l’impostazione di ogni assistente.

Come si imposta, assistente per assistente?

Gli assistenti sono in ordine alfabetico. I nomi dei menu sono quelli delle pagine di assistenza in italiano; dove una pagina italiana non si è potuta leggere, o non corrisponde a quella inglese, il nome resta in inglese tra virgolette.

ChatGPT (OpenAI)

Dalle pagine di assistenza di OpenAI sulle istruzioni personalizzate e sui progetti, lette il 3 novembre 2026:

Istruzioni per tutte le chat: sul web e nell’app per computer, Impostazioni, poi Personalizzazione; controlla che l’opzione Abilita personalizzazione sia attiva e scrivi nel campo Istruzioni personalizzate. Nell’app per telefono, Impostazioni, poi Personalizza ChatGPT. OpenAI dice che le istruzioni valgono subito per tutte le chat.
Un progetto: seleziona “Nuovo progetto” nella barra laterale e dagli un nome. Per aggiungere istruzioni apri il menu con altre opzioni (•••), poi “Impostazioni del progetto”. OpenAI dice che le istruzioni del progetto valgono solo dentro quel progetto e prevalgono sulle tue istruzioni personalizzate generali.
Memoria: Impostazioni, poi Personalizzazione, poi “Memory”, secondo l’articolo sulla memoria letto il 31 ottobre 2026.

Limiti: OpenAI scrive che i progetti dipendono da “plan availability and workspace settings”, cioè dal piano e dalle impostazioni dell’area di lavoro, e che il numero di file dipende dal piano. Le chat fatte con un GPT personalizzato non si possono spostare in un progetto. L’articolo di assistenza su come creare un GPT non si è potuto leggere, quindi qui non ci sono i passaggi per i GPT; la pagina dei prezzi italiana, in una copia letta il 31 ottobre 2026, elenca i “GPT personalizzati” tra le funzioni di Plus.

Claude (Anthropic)

Dalle pagine di assistenza di Anthropic sulla personalizzazione, sui progetti e sulla memoria:

Istruzioni per tutte le chat: fai clic sulle tue iniziali in basso a sinistra, poi Impostazioni, poi Il tuo Claude, e scrivi sotto Istruzioni.
Un progetto: fai clic su Progetti, poi ”+ Nuovo progetto”, dagli un nome, poi “Imposta istruzioni di progetto” e “Salva istruzioni”. I file li aggiungi con il pulsante ”+” nella base di conoscenza del progetto.
Memoria: Impostazioni, poi Il tuo Claude, e attiva “Genera memoria dalle chat”. Ogni progetto ha la sua memoria.

Limiti: con un account gratuito si possono creare fino a cinque progetti; la pagina di Anthropic sulla personalizzazione indica le istruzioni del progetto come funzione dei piani a pagamento, mentre la pagina sui progetti dice che i progetti sono aperti a tutti. Nei piani Team la memoria è disattivata per ogni membro finché non la attiva lui.

Gemini (Google)

I Gem stanno cambiando. La pagina di Google sulla transizione dice che il 17 novembre 2026 i Gem degli account personali di chi ha almeno 18 anni diventano skill e passano in sola lettura: li vedi ancora, ma non puoi usarli né modificarli. Il 17 dicembre 2026 vengono rimossi. Gli account Workspace aziendali seguiranno a marzo 2027. I Gem esistenti vengono convertiti in automatico.

Una skill (account personali, dai 18 anni in su): su gemini.google.com, nella barra laterale fai clic su Personalizza, poi Skill, poi Crea, poi Crea manualmente. Incolla un nome, una descrizione e le istruzioni.
Un Gem (account personali fino al 17 novembre 2026, account Workspace aziendali fino a marzo 2027): fai clic su Apri barra laterale, poi Gem, poi Nuovo Gem; scrivi nome e istruzioni, aggiungi i file nella sezione Conoscenza con Aggiungi file, poi Salva (Google).
Istruzioni per tutte le chat: su gemini.google.com, in basso fai clic su Impostazioni e guida, poi “Personal context” (contesto personale); nella sezione “Le tue istruzioni per Gemini” fai clic su Aggiungi (Google). Google dice che tutti possono aggiungere istruzioni; perché Gemini ricordi da solo i dettagli delle tue chat servono invece un account personale, almeno 18 anni e un piano Google AI, e per ora la funzione c’è solo negli Stati Uniti.

Microsoft 365 Copilot (Microsoft)

Dalla pagina di assistenza di Microsoft sulle istruzioni personalizzate:

In Copilot Chat, con l’accesso fatto con il tuo account Microsoft 365, seleziona ”… Impostazioni e altro”, poi Impostazioni Chat, poi Personalizzazione.
Nel riquadro Istruzioni personalizzate seleziona Modifica istruzioni, scrivile, poi Salva istruzioni.
Memoria: Microsoft dice che Copilot Memory salva dalle tue chat dettagli come le preferenze, e che una memoria salvata si elimina dalle impostazioni della chat (Microsoft).

La pagina di Microsoft per le aziende descrive anche i Notebook di Copilot, che tengono i contenuti di un progetto in un unico spazio di lavoro; per questa lezione non si è controllato quali piani li comprendono.

Altri assistenti

La pagina dei prezzi di Mistral indica fino a 1.000 cartelle di progetto nel piano Vibe Team. Il 3 novembre 2026 non si sono trovate le sue pagine di assistenza su queste funzioni, quindi qui non ci sono i nomi dei menu.

Come si tiene aggiornato?

Una volta al mese rileggi le istruzioni e sostituisci i file in cui sono cambiati prezzi, orari o prodotti.
Fai una domanda di cui sai la risposta, per esempio “Quanto costa [prodotto]?”, e confronta la risposta con il tuo listino.
Guarda la memoria e cancella quello che è sbagliato o superato.
Con un piano business decidi chi può modificare progetti e assistenti condivisi, così c’è una persona sola che li tiene in ordine.

Per continuare

Lezione 4: richieste pronte per il tuo mestiere dà richieste che funzionano bene insieme alle istruzioni fisse.
Lezione 3: piani e costi spiega quali piani permettono ai colleghi di condividere i progetti.
Assistenti AI a confronto mette gli assistenti uno accanto all’altro, piano per piano.
Intelligenza artificiale: la guida completa per chi parte da zero racconta l’AI di oggi dalle basi.

Quiz: verifica cosa hai imparato

Scegli una risposta per ogni domanda: vedi subito se è giusta e perché. Le risposte non vengono inviate a nessuno.

Dove conviene tenere il listino aggiornato perché l'AI lo usi?
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Risposta giusta:B. In un file con la data nel nome, aggiunto a un progetto o a un assistente su misura e sostituito quando cambiano i prezzi
Un file che controlli tu viene letto sempre allo stesso modo e si può sostituire; la memoria la sceglie l'AI e può perdere dettagli o tenere quelli vecchi.
Quale di queste cose NON va nelle istruzioni fisse?
Mostra la risposta
Risposta giusta:C. Nome e numero di telefono di un cliente
Le istruzioni fisse vengono lette in ogni chat e possono essere condivise con i colleghi; i dati dei clienti non ci vanno mai.
Cosa succede ai Gem degli Account Google personali dal 17 novembre 2026?
Mostra la risposta
Risposta giusta:A. Diventano skill e passano in sola lettura
La pagina di assistenza di Google dice che in quella data i Gem degli account personali di chi ha almeno 18 anni passano alle skill, e che il 17 dicembre 2026 vengono rimossi.
In Claude, cosa ti dà un progetto che le istruzioni del profilo non ti danno?
Mostra la risposta
Risposta giusta:B. File e istruzioni propri, usati solo nelle chat di quel progetto
Anthropic dice che le istruzioni del progetto valgono solo per le chat dentro quel progetto, e che i file nella base di conoscenza del progetto vengono usati in tutte le sue chat.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra istruzioni personalizzate e memoria?

Le istruzioni personalizzate le scrivi tu: l'AI le legge in ogni chat, parola per parola. La memoria è quello che l'AI ricava da sola dalle tue chat; OpenAI dice che non conserva ogni dettaglio e decide lei cosa è rilevante. Per prezzi e regole usa le istruzioni o un file nel progetto, che controlli tu, non la memoria.

I Gem di Gemini stanno per sparire?

Sì, negli Account Google personali. La pagina di assistenza di Google dice che il 17 novembre 2026 i Gem degli account personali di chi ha almeno 18 anni diventano skill e passano in sola lettura, e il 17 dicembre 2026 vengono rimossi. Gli account Workspace aziendali seguiranno a marzo 2027. I Gem esistenti vengono convertiti in automatico, ma puoi anche ricrearli a mano come skill.

I miei colleghi possono usare lo stesso progetto?

Con i piani business spesso sì. Anthropic dice che nei piani Team ed Enterprise i progetti possono restare privati o essere condivisi con l'organizzazione, e le pagine di assistenza di OpenAI descrivono i progetti condivisi nelle aree di lavoro di ChatGPT. Con i piani personali ogni account ha i suoi progetti. I piani business sono spiegati nella lezione 3 di questo corso.

Argomenti: AI per piccole imprese, istruzioni personalizzate, progetti ChatGPT, progetti Claude, GPT personalizzati, Gem di Gemini, skill di Gemini, Microsoft 365 Copilot, memoria